Learning Management System (LMS) merupakan komoditi populer dengan dengan perkiraan pasar mencapai 1 triliun pada tahun 2027 menurut Global Market Insight. Peminat LMS semakin meningkat baik dari kalangan institusi pendidikan maupun perusahaan pada umumnya. Salah satu faktor pendukungnya, dilansir dari Chief Learning Officer Magazine, pada tahun 2020 58% institusi lebih memilih pembelajaran on-demand sedangkan 25% lainnya memilih pembelajaran tatap muka. Pembelajaran on-demand merupakan jenis pembelajaran yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun serta dapat disesuaikan dengan pace atau kecepatan dan kemampuan individu dalam menyelesaikan pembelajaran. Sejalan dengan e-learning, pembelajaran on-demand memang lebih efektif dan efisien dilakukan melalui platform LMS. Dengan demikian penggunaan LMS oleh perusahaan di seluruh dunia terus meningkat karena mendukung efisiensi pelatihan karyawan.

Sekilas Tentang LMS

LMS adalah sebuah repositori atau gudang yang menyimpan berbagai sumber pembelajaran berupa teks materi, video, slide presentasi, buku digital, dll. Sumber belajar tersebut dapat diakses dimanapun dan kapanpun menggunakan perangkat digital atau gadget. Selain itu LMS juga digunakan untuk membuat dan mengelola kursus atau pembelajaran jarak jauh. Secara general, LMS bertujuan untuk mendigitalkan dan menyederhanakan proses pembelajaran di berbagai institusi pendidikan dan bisnis.

Biasanya perusahaan menggunakan LMS untuk pelatihan karyawan, proses onboarding, dan penunjang pendidikan atau pelatihan secara general. Pelatihan dan pengembangan skill karyawan, baik berupa upskill maupun reskill, sangat diperlukan untuk menjaga profesionalitas karyawan yang kemudian berdampak positif pada capaian perusahaan. Dengan menggunakan LMS, perusahaan dapat menekan biaya pelatihan dan tidak perlu repot mengatur jadwal pelatihan untuk setiap departemen. Dengan LMS, proses onboarding atau pelatihan karyawan baru juga menjadi lebih efektif. LMS juga disertai dengan analitik yang dapat mengukur secara akurat perkembangan setiap karyawan dalam mengikuti pelatihan.

Dengan berbagai manfaat yang diberikan, banyak perusahaan yang kemudian memilih menggunakan LMS untuk menunjang pelatihan. Namun, dalam pemilihan LMS ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan. Berikut penjelasannya.

Langkah penting sebelum memilih LMS

Definisikan jumlah pengguna

Jumlah pengguna LMS dapat terdiri dari siswa/peserta pelatihan, guru/trainer, staff administrasi, dan semua orang yang terlibat dalam proses pembelajaran di sebuah institusi pendidikan atau organisasi perusahaan yang menggunakan LMS. Gambaran  jumlah pengguna dapat menjadi faktor penting dalam menentukan cost dan kemampuan LMS dalam hal skalabilitas. Semakin banyak pengguna yang menggunakan LMS, semakin besar kebutuhan untuk skala LMS agar dapat menampung jumlah pengguna yang lebih besar. Hal ini dapat mempengaruhi biaya dan kemampuan LMS dalam mengakomodasi jumlah pengguna yang lebih besar.

Sebagai contoh, jika LMS dirancang untuk menangani 100 pengguna, maka ketika pengguna melebihi kapasitas tersebut, kemampuan LMS dalam hal skalabilitas menjadi kritis. Jika jumlah pengguna terus meningkat, maka LMS harus ditingkatkan untuk menampung jumlah pengguna yang lebih besar, dan biaya untuk meningkatkan kapasitas tersebut mungkin cukup besar.

Oleh karena itu, penting untuk memilih LMS yang memiliki kemampuan untuk skalabilitas dengan mudah sehingga dapat menampung jumlah pengguna yang lebih besar ketika dibutuhkan tanpa mengeluarkan biaya yang besar. Hal ini dapat membantu organisasi menghemat biaya dan memastikan bahwa LMS dapat mengakomodasi pertumbuhan jumlah pengguna yang lebih besar di masa depan.

Definisikan tipe content dan tipe ujian/assessment 

Tipe content dan assessment merupakan hal unsur penting dalam e-learning. Semakin bervariasi tipe konten dan assessment akan membuat pembelajaran menjadi semakin menarik.

Tipe content dalam sebuah LMS dapat dibagi menjadi beberapa kategori seperti:

• Teks misalnya dokumen, artikel, blog, atau email.
• Gambar contohnya grafik, diagram, foto, ilustrasi, atau animasi.
• Audio seperti podcast, musik, atau rekaman suara.
• Video misalnya presentasi, animasi, atau tutorial.
• Interaktif seperti simulasi, permainan, atau quiz.

Sementara itu, tipe ujian/assessment dalam sebuah LMS dapat dibagi menjadi beberapa kategori seperti:

• Pilihan ganda: terdiri dari pertanyaan dengan beberapa pilihan jawaban.
• Isian singkat: terdiri dari pertanyaan dengan jawaban singkat yang dapat diisi oleh peserta.
• Esai: terdiri dari pertanyaan dengan jawaban panjang yang memerlukan penjelasan lebih rinci.
• Matching: menghubungkan antara dua jenis informasi yang berbeda.
• True/false: terdiri dari pertanyaan dengan jawaban benar atau salah.

Meskipun membuat pembelajaran menjadi semakin menarik namun semakin kompleks tipe content dan assessment yang diperlukan, maka pilihan LMS yang tersedia mungkin semakin terbatas. Hal ini terjadi karena beberapa LMS mungkin tidak dapat mendukung tipe content atau assessment yang kompleks. Oleh karena itu, dalam memilih LMS, penting untuk mempertimbangkan tipe content dan assessment yang diperlukan untuk memastikan LMS yang dipilih dapat mendukungnya dengan baik.

Definisikan budget

Budget adalah alokasi sumber daya finansial yang diperuntukkan untuk kegiatan atau proyek tertentu. Dalam konteks pengembangan dan penggunaan Learning Management System (LMS), budget dapat mencakup biaya pembelian software LMS, biaya hardware untuk hosting LMS, biaya pengembangan dan maintenance, biaya untuk pelatihan pengguna, dan biaya untuk tim teknis yang memelihara LMS.

Jika perusahaan memiliki budget yang besar sangat memungkinkan untuk membangun LMS sendiri dan memiliki tim teknis yang dapat memelihara dan mengembangkan LMS tersebut secara mandiri. Namun, bagi organisasi atau institusi yang baru memulai penggunaan LMS, mungkin tidak memiliki sumber daya finansial yang cukup untuk membangun dan memelihara LMS secara mandiri. Dalam hal ini, penggunaan cloud-based LMS seperti Katalis.App dapat menjadi solusi yang lebih hemat biaya. 

Katalis.App adalah sebuah LMS yang berbasis cloud sehingga tidak memerlukan pembelian hardware atau software secara mandiri. Selain itu, Katalis.App juga menyediakan tim teknis untuk memelihara dan mengembangkan LMS sehingga organisasi atau institusi tidak perlu memiliki tim teknis sendiri. Dengan demikian, penggunaan katalis.app dapat membantu organisasi atau institusi yang baru memulai penggunaan LMS untuk memulai dengan biaya yang lebih terjangkau dan tanpa perlu membeli hardware atau software dan memiliki tim teknis sendiri.

Pastikan LMS sudah mendukung fitur-fitur standar

Dalam memilih LMS, penting untuk memastikan bahwa LMS yang dipilih sudah mendukung fitur-fitur standar seperti:

Reporting

Fitur ini memungkinkan administrator untuk melihat laporan aktivitas dan kemajuan pengguna. Dengan fitur ini, administrator dapat melihat bagaimana pengguna menggunakan LMS dan memantau kemajuan belajar pengguna.

Akses dengan mobile app

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengakses LMS melalui aplikasi mobile. Dengan fitur ini, pengguna dapat belajar dan mengakses LMS dengan mudah dari perangkat mobile seperti smartphone atau tablet.

Analytics

Fitur ini memungkinkan administrator untuk menganalisis data belajar pengguna dan melihat tren dan pola belajar. Dengan fitur ini, administrator dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam mengelola LMS dan meningkatkan kualitas belajar pengguna.

Certificate

Fitur ini memungkinkan administrator untuk memberikan sertifikat kepada pengguna yang telah menyelesaikan kursus atau pelatihan tertentu. Dengan fitur ini, pengguna dapat mendapatkan pengakuan atas usaha dan prestasi mereka dalam belajar dan mengembangkan diri.

User management

Fitur ini memungkinkan administrator untuk mengelola pengguna LMS seperti menambahkan pengguna baru, menghapus pengguna, atau mengatur peran dan izin pengguna. Dengan fitur ini, administrator dapat mengelola LMS dengan lebih efektif dan efisien.

Dengan memastikan bahwa LMS yang dipilih sudah mendukung fitur-fitur standar seperti reporting, akses dengan mobile app, analytics, certificate, dan user management, pengguna dapat memastikan bahwa LMS yang dipilih akan dapat memenuhi kebutuhan belajar dan pengelolaan LMS dengan lebih baik dan efektif.

Rekomendasi LMS

Dalam memilih LMS perlu mempertimbangkan 4 hal penting yaitu skalabilitas LMS yang sehingga tetap stabil dengan jumlah pengguna yang besar, kemampuan LMS dalam memfasilitasi berbagai tipe content dan assessment, budget institusi, dan ketersediaan fitur LMS yang mendukung pembelajaran menjadi lebih efisien. Open edX adalah salah satu LMS yang paling direkomendasikan untuk mengakomodasi semua kebutuhan tersebut. Namun dengan skalabilitasnya yang tinggi, Open edX memiliki kompleksitas teknologi yang tinggi pula. Hal ini akan membuat perusahaan mengeluarkan biaya tambahan untuk mempekerjakan ahli IT.

Namun, hari ini perusahaan Anda dapat menikmati fasilitas LMS Open edX tanpa harus repot berurusan dengan kompleksitas teknologi yang tinggi. Caranya yaitu dengan menggunakan Katalis.App.

Katalis.App adalah sebuah LMS berbasis cloud yang dirancang untuk membantu organisasi dan institusi dalam mengelola dan menyediakan kursus dan pelatihan online. Katalis.App menawarkan berbagai fitur dan alat yang dapat digunakan untuk membuat, mengelola, dan melaksanakan kursus online, termasuk fitur untuk pembuatan konten, pembuatan kuis, pembuatan sertifikat, manajemen pengguna, dan laporan aktivitas belajar.

Sebagai LMS berbasis cloud, katalis.app tidak memerlukan investasi awal dalam perangkat keras dan perangkat lunak, karena semua data dan aplikasi LMS disimpan di cloud. Selain itu, katalis.app juga menyediakan akses ke aplikasi mobile sehingga pengguna dapat belajar dan mengakses LMS dari perangkat mobile seperti smartphone atau tablet.

Katalis.app juga menawarkan berbagai fitur keamanan untuk melindungi data dan privasi pengguna, serta dukungan teknis yang tersedia 24/7 untuk membantu pengguna dalam mengatasi masalah teknis atau kesulitan dalam menggunakan LMS. Katalis.app dapat digunakan oleh berbagai jenis organisasi dan institusi, termasuk perusahaan, universitas, sekolah, dan lembaga pendidikan lainnya.